文書回覧
社内文書の配布と確認記録を
ひとつにまとめる
文書回覧システム
Seald Notice は、就業規則・社内規程・マニュアル・社内通達の配布から、確認署名の回収、 回覧記録の保存までをオンラインで完結します。署名した本人・日時・文書の版が記録に残るため、 監査や審査で証跡を求められたときにそのまま提出できます。
初期費用なし／クレジットカードの登録なしでお試しいただけます。
対応証跡の出力
Seald Notice とは
配布から確認記録の保存までを
一元管理する文書回覧システム
メールや共有フォルダでの配布では、誰が読んだかを後から確認できません。 Seald Notice は配布と署名の回収を1か所に集約し、文書の版ごとに回覧記録を自動で残します。 対象者の指定、確認期限の設定、未確認者へのリマインド、証跡の出力まで同じ画面で行えます。
ご利用の流れ
登録・配布から確認記録の保存まで3ステップ
操作はこの3つだけです。文書の作成機能はありません。作成済みの PDF や社内サイトの URL をそのまま配布できます。
この5つの工程が同じ画面でつながります
- 配布 部署・役職で対象を指定
- 閲覧 対象者が内容を確認
- 署名 一人ずつ確認署名
- 記録 本人・日時・版を保存
- 出力 監査・審査へ提出
記録は追記のみ。改訂後も過去の版への署名はそのまま保持されます
文書を登録して配布
PDF・画像・外部URLを登録し、配布先の部署や役職を指定します。確認期限を設定すると、未確認者へ自動でリマインドが届きます。
対象者が確認署名
受け取った方が内容を確認し、確認署名を行います。署名日時・本人・その時点の文書のハッシュ値まで記録します。
確認記録を保存
誰がいつどの版に署名したかを保存します。改訂後も過去の版への署名はそのまま残ります。
記録の考え方
あとから書き換えられない確認記録を残します
後から書き換えられる記録は証跡として使えません。この3点は仕様として固定しています。
追記のみ
署名の記録は削除できません。改訂は新しい版として追加します
版ごと
どの時点の内容に同意したかを版ごとに保持します
解約後も
証跡を含むファイルとして手元に書き出せます
なぜ Seald Notice が選ばれるのか
未確認者の把握から証跡の提出まで
5つの機能で支援します
社内文書の周知で最も時間がかかるのは、配布ではなく未確認者の追跡です。 Seald Notice はその工程を自動化します。
01
未確認者を一覧で把握
部署・役職ごとの署名状況を一覧で表示します。名簿と突き合わせる手作業は不要です。
配布先は部署・役職で指定するため、異動した方は次回の配布から自動的に新しい部署の対象になります。
機能の一覧を見る →
02
確認期限のリマインドを自動送信
文書ごとに確認期限を設定できます。未確認者には期限までに自動で通知が届きます。
担当者の作業は期限前の残数確認だけです。担当者が交代しても運用は止まりません。
導入の流れを見る →
03
改訂後も過去の版の署名を保持
改訂は新しい版として登録します。過去の版への署名はそのまま保持されます。
どの時点の内容に同意したかを後から提示できます。記録は追記のみで、削除機能は設けていません。
用語の説明を見る →
04
監査で求められる証跡を即時出力
ISO・Pマークの審査や内部統制の点検で周知の証拠を求められたとき、その場で出力できます。
閲覧履歴・署名証跡・文書一覧を CSV 形式で出力できます。資料を探す時間が不要になります。
こういう場面に効きます →
05
外部への共有は期限付き
委託先へは期限付きのゲスト招待で共有します。社内の利用者・データとは分離して管理されます。
期限を過ぎると閲覧できません。共有フォルダに資料が残り続ける状態を防げます。
機能の一覧を見る →
操作のしやすさ
管理者も受け取る方も、特別な操作を覚える必要はありません
配布・回収・証跡の出力を同じ画面で行えます。 受け取る方の操作は文書を開いて確認署名をするだけで、事前の説明は不要です。
管理者
文書を登録し、配布先と確認期限を設定します。あとは進捗を確認するだけです
受け取る方
届いた案内から文書を開き、確認署名をします。利用登録や設定は不要です
監査のとき
期間と文書を指定して証跡を出力します
活用場面
よくあるお困りごとと、Seald Notice での解決方法
※ 以下は実在の導入事例ではありません。 よくご相談をいただく場面と、Seald Notice での解決方法を記載しています。
お困りごと
就業規則を改訂したが、全従業員が読んだか確認できない
メールで送信して返信を待ち、届かない方へ個別に催促。名簿に手作業で記入していた
Seald Notice での解決
未確認者を一覧表示し、期限まで自動でリマインド。改訂後の版に誰が署名したかを記録
お困りごと
審査の直前に周知の証拠を集めている
配信メールのログや紙の押印簿を探し、不足分は担当者の記憶で補っていた
Seald Notice での解決
署名記録を日付・版・本人つきで出力し、そのまま提出できる
お困りごと
委託先に渡した資料が共有フォルダに残り続ける
期限が過ぎても削除を忘れ、誰が閲覧できる状態か把握できない
Seald Notice での解決
期限付きのゲスト招待で共有。期限を過ぎると閲覧できず、閲覧履歴も記録される
お困りごと
安全衛生の周知を毎月同じ手順で繰り返している
配布リストを作り直し、送信・回収・集計を毎回行っていた
Seald Notice での解決
配布先を部署・役職で指定。翌月は同じ設定のまま文書だけ差し替えられる
導入事例
現場の変化と効果
ご利用いただいているお客様に、導入前の課題と導入後の変化をうかがいました。
対応文書
すべての社内文書を一元管理
文書の種類ごとに保管場所が分かれていると、周知の証拠も分散します。同じ画面に集約できます。
就業規則・社内規程・マニュアル・お知らせ・安全衛生
いずれも配布・確認・記録という流れは共通です。 改訂時に過去の版への署名が残ることが重要な文書ほど適しています。
外部へ渡す資料は期限付きのゲスト招待で分離して管理できます。 解約後も保管データを閲覧できるプランをご用意しています。
用語の説明を見る →
料金
ユーザー数に応じたシンプルな料金プラン
表示はすべて税込です。初期費用はかかりません。プランの変更は契約期間の途中でも行えます。
フリープラン
無料
ずっと0円
- 利用者 3 名まで
- 月 3 件の登録
- 保存容量 256 MB
- 記録の保存 1 年
スタンダード
¥3,278
／月（税込）
- 利用者 10 名まで
- 月 3 件の登録
- 社外ゲスト 5 名
- 保存容量 5 GB
- 記録の保存 8 年
7日間 無料でお試し
プロ
¥6,578
／月（税込）
- 利用者 50 名まで
- 月 10 件の登録
- 社外ゲスト 25 名
- 保存容量 20 GB
- 記録の保存 11 年
7日間 無料でお試し
エンタープライズ
¥17,578
／月（税込）
- 利用者 100 名まで
- 月 20 件の登録
- 社外ゲスト 100 名
- 保存容量 100 GB
- 記録の保存 11 年
7日間 無料でお試し
FAQ
よくあるご質問
Q文書の作成機能はありますか？
Seald Notice は文書を作成するサービスではありません。作成済みの PDF・画像、または外部URLを対象者へ配布し、確認署名の回収と証跡管理を行うシステムです。
Q署名の証跡には何が残りますか？
確認者の氏名・署名日時・IPアドレス・文書のハッシュ値などを記録します。監査や社内統制に必要なエビデンスとして、CSV・証跡形式で出力できます。
Q社外の相手にも共有できますか？
外注ゲスト招待により、社外の委託先へ期限付きで文書を共有できます。社内のユーザー・データとは分離して管理されます。
Q改訂したときはどうなりますか？
新しい版として登録します。過去の版への署名は残るため、どの時点の内容に同意したかを後から提示できます。新しい版にはあらためて署名を依頼してください。
Q無料で試せますか？
はい。無料トライアルをご用意しています。トライアル終了後に有料プランへ移行できます。
Q解約したあと、記録はどうなりますか？
契約満了日まではそのままご利用いただけます。データが削除される前に、署名の証跡を含むファイルとして手元へ書き出せます。復元キーをお持ちであれば、解約後も内容を確認できます。
お役立ち情報
文書回覧に関する記事
社内文書の周知と記録に関する情報をまとめています。分類からも探せます。
- 労務と就業規則 未確認者の追跡作業を減らす方法 社内文書の周知で最も時間がかかるのは、配布ではなく未確認者の追… →
- 労務と就業規則 就業規則の改訂後に必要な手続きと周知の進め方 労働基準監督署への届出だけでは足りません。周知までを含めた手続… →
- 監査と内部統制 内部統制の文書管理でつまずきやすい3つのポイント 規程を整備したあとの課題は、運用を継続できるかどうかです。よく… →
- 監査と内部統制 ISO・Pマークの審査で求められる周知の証拠と準備方法 審査の直前に資料を探し始めると間に合いません。日常の運用で証跡… →
- 文書回覧の基本 回覧記録に残すべき5つの項目 監査や審査で提示を求められたときに使える回覧記録には、共通して… →
- 文書回覧の基本 社内文書の周知はどこまで行えば足りるのか 掲示・メール送信・共有フォルダへの設置はいずれも配布にあたりま… →