就業規則を変えたときの手順は、大きく分けて3つあります。意見を聴くこと・届け出ること・周知することです。最後の周知が、いちばん形に残りにくいところです。
周知は、届出とは別の義務
労働基準法は、就業規則を労働者に周知することを使用者に求めています（第106条）。届け出たかどうかと、従業員に伝わっているかどうかは別に見られます。備え付け・書面の交付・電子的な方法など、手段は複数認められていますが、いずれも従業員がいつでも内容を確かめられる状態であることが前提です。
「見られる状態」から一歩進める
見られる状態にしておくことと、実際に読んだかどうかは違います。不利益な変更を伴う改訂であれば、後から「知らなかった」と言われたときに備えて、本人の確認を取った記録があるほうが安心です。
改訂のたびに、版を分ける
何度か改訂を重ねると、誰がどの内容に同意したのかが混ざります。版ごとに署名を分けて残しておけば、入社時期や異動をまたいでも順番に説明できます。
※ 法令の適用は個別の事情で変わります。判断が必要な場面では社会保険労務士などの専門家にご確認ください。