回覧の記録は、残すこと自体が目的ではありません。後から誰かに説明するために残します。そう考えると、入れておく項目は自然と決まります。
最低限そろえたい5つ
- 誰が — 氏名だけでなく、所属と役職。人事異動があっても当時の所属が分かるように
- いつ — 署名した日時。配った日ではなく、本人が意思表示をした日時
- どの文書の、どの版に — 改訂があった文書ほど大事になります
- その版が確かにその内容だったこと — 文書のハッシュ値など、後から差し替えていない裏づけ
- どこから — IPアドレスなど。本人以外の操作を疑われたときの材料
書き換えられる記録は、記録として弱い
表計算ソフトで管理している回覧簿は、あとから行を足すことも消すこともできます。悪意がなくても「直せる状態だった」という事実が、記録の信頼を下げます。追記だけができて、消せない形にしておくほうが、説明するときに強くなります。
出せる形にしておく
記録があっても、求められたときに取り出せなければ同じことです。CSV などの扱いやすい形式で、対象の期間や文書を指定して書き出せるようにしておきます。