文書回覧・回覧記録・監査対応の機能

就業規則やマニュアルの文書回覧、誰がいつ読んで署名したかの回覧記録、監査の場で求められる証跡の提出。ひとつのシステムで行えます。

1. 文書回覧 — 配る

作成済みの PDF・画像、または外部の URL を、対象の方へ配布します。文書を作るサービスではありません。できあがった就業規則・社内規程・マニュアル・お知らせを、確実に届けて記録に残すためのものです。

配れるもの	PDF・画像（JPEG／PNG／HEIC ほか）・外部URL
宛先	全社／部署／グループ／個人
公開期間	開始と終了を指定できます。開始前は対象の方に見えません
確認期限	期限を過ぎたものは「期限切れ」として進捗に出ます
持ち出しの制限	ダウンロード・印刷を文書ごとに不可にできます

改訂したときは新しい版として登録します。前の版に誰が署名したかは残るので、「いつの内容に同意したか」を後から示せます。

2. 回覧記録 — 誰が読んで署名したかを残す

対象の方は、内容を読んだうえで確認署名をします。署名すると次の記録が残り、後から書き換えられません。これが回覧記録です。

• 署名した方の氏名・社員番号
• 署名した日時（日本時間）
• 接続元のIPアドレス、ご利用の端末とブラウザ
• 署名した時点の文書のハッシュ値（内容が変わっていないことを示す値）
• 署名のしかた（チェックのみ／氏名を入力）

管理する方は、文書ごとに誰が署名し、誰がまだかを一覧できます。未確認の方には画面から督促でき、期限前・期限後の自動の督促も設定できます。対象の方全員の署名が揃うと、その文書の署名証明書（PDF）を発行できます。

「全員が署名した」と同じくらい、「誰が署名していないか」が後から要ります。未署名・拒否・期限切れも記録として残します。

3. 監査対応 — 求められたときに出せる

社内の監査や外部の審査で「周知した証拠を見せてください」と言われる場面があります。Seald Notice は、そのとき出せる形で記録を持っています。

• 監査ログ：ログイン、文書の登録・公開・廃止、利用者の追加、設定の変更。追記のみで、後から書き換えられません
• CSV出力：利用者・既読状況・署名記録・文書の一覧
• 署名証明書：対象の方全員の署名が揃った文書について発行
• メール送信履歴：招待や督促がいつ誰に送られたか
• 保管データの書き出し：署名の証跡ごと、封をしたファイルで手元へ持ち出せます

4. 安全のしくみ

• アップロードした書類は契約者ごとの鍵で暗号化して保管します
• 接続元IPの制限（事務所の回線からだけ使えるようにする）
• 許可ドメインの管理と、社外ドメインへのダウンロード遮断
• 同時ログインの制限、二段階認証、ログイン通知
• 閲覧画面に利用者名を薄く重ねるすかし
• 契約者ごとのデータ分離

5. そのほか

• 外注ゲスト：社外の委託先へ、期限付きで特定の文書だけを共有し、署名していただけます
• APIトークン：他のシステムから連携できます
• 保存期間：ご契約のプランで決まります。解約後の扱いもあらかじめ決まっています

料金とプランは紹介ページをご覧ください。