就業規則は、作成して労働基準監督署へ届け出ただけでは足りないとされています。従業員に周知してはじめて効力を持つという考え方が取られています。
周知の方法は、いくつか認められている
- 作業場の見やすい場所への掲示、または備え付け
- 書面の交付
- 電子的な方法で記録し、従業員がいつでも確かめられるようにしておくこと
どれを選んでも、共通しているのは従業員がいつでも内容を確かめられる状態にしておくことです。鍵のかかった棚にしまっている、担当者に頼まないと見られない、といった状態は周知とみなされにくくなります。
「配った」と「読まれた」は違う
配布の記録はあっても、読んだかどうかが残っていないことがほとんどです。不利益を伴う変更を含む改訂ほど、後から「知らなかった」と言われたときに備えて、本人が確認した記録を残しておくほうが安心です。
改訂したら、版ごとに残す
何度か改訂を重ねると、誰がどの内容に同意したのかが混ざります。版を分けて署名を残しておけば、入社時期や異動をまたいでも順を追って説明できます。
※ 法令の適用は個別の事情で変わります。判断が必要な場面では社会保険労務士などの専門家にご確認ください。